Организация работы со СМИ на примере чемпионата мира по хоккею с мячом
Взаимодействие со средствами массовой информации во многом определяет успешность мероприятия. Недовольные организацией своей работы журналисты могут раскритиковать даже отличный со всех остальных точек зрения турнир. И наоборот: хороший контакт с представителями прессы дает возможности сгладить негативное впечатление.
О главных правилах организации успешного пресс-центра нам рассказала Анастасия Головастикова, руководитель пресс-службы XXXVI чемпионата мира по хоккею с мячом, который прошел в Ульяновске в феврале 2016 года.
Выбор формата
Все зависит от нескольких факторов. Первый – масштабность события, которую можно оценить по количеству зрителей. Если ждете 5 тыс. болельщиков, значит, нужен полноценный пресс-центр. Второй – интерес прессы, который можно оценить по количеству заявок на аккредитацию. Третий – продолжительность мероприятия в целом и отдельных рабочих дней. Едва ли журналисты смогут находиться больше восьми часов на объекте, где нет комфортного пресс-центра, зоны отдыха, кафе и других зон.
На крупном мероприятии помимо пресс-центра необходимо организовать выделенную ложу прессы на трибуне – со столами, розетками, доступом в интернет. Хороший пример – чемпионат мира по водным видам спорт а в Казани, где ложа прессы была оборудована экранами для удобного просмотра всех соревнований.
Пресс-конференция сборной России
Оборудование пресс-центра
Рассмотрим на примере XXXVI чемпионата мира по хоккею с мячом. Турнир длился две недели и проходил на трех ледовых аренах, одна из которых удалена на 110 км. Работали микст-зоны на каждом стадионе, два пресс-центра, велись телевизионные трансляций. Количество приглашенных журналистов – 243.
Исходя из этих параметров, рассчитываем количество необходимого оборудования. Одно МФУ на 30 человек, минимум один компьютер на три человека – хотя мы в анкетах уточняли данные о наличии собственных технических средств. Кроме того процедура аккредитации позволила обеспечить каждого журналиста именными бейджами и пакетами с информацией о чемпионате.
По числу заявок мы определили число рабочих мест (столов и стульев). Естественно, рассчитали и достаточное число электрических розеток, и ширину канала доступа в интернет. Связь предоставлял партнер турнира, и скорости хватало как для серфинга, так и для пересылки фото- и видеоматериалов.
Не забыли мы и про всякие мелочи, вроде канцелярских принадлежностей.
Открытие чемпионата мира по хоккею с мячом в Ульяновске
В идеале я бы добавила в наши пресс-центры экраны с прямыми трансляциями матчей с разных арен. Хорошее решение – кабинки для хранения техники, лучше всего с возможностью подзарядки гаджетов.
Особая деталь нашего чемпионата – пледы. Дело не в нашем желании показаться милыми, просто на аренах было холодно, даже в закрытых помещениях. Сейчас думаю, что это могло стать интересным предложением для потенциальных партнеров турнира – брендированные пледы и перчатки с тач-покрытием.
Инфодеск
Деск-зона, необходима и важна, особенно, если мы говорим об индивидуальных соревнованиях или краткосрочных соревнованиях. В нашем случае мы выкладывали на стойки отчеты об играх, лучших игроках и другую статистику. С утра журналисты получали данные по судьям, актуальную информацию о спортсменах и сопутствующих культурных и тематических мероприятиях (фан-парк, выставки, встречи с болельщиками, розыгрыши, и так далее).
Встреча сборной Норвегии с болельщиками
Аккредитация
Помимо именных бейджей выдавались манишки разных типов: пресса, фото, ТВ. Они позволяли легко определить зоны доступа и обеспечить безопасность.
Фотографы могли выбирать точки для съемки, но подписывали соглашение о расположении на арене и знали зоны, в которые доступ был невозможен.
Идентификационную работу и последующие мероприятия в основном выполняли волонтеры пресс-службы, которых я готовила и отбирала за полгода до турнира. Эти ребята обеспечивали и работу пресс-центра, и своевременную публикацию информационных сообщений в официальных источниках, и ответы на текущие вопросы журналистов, и предоставление результатов матчей и стартовых списков телевизионщикам, и многое-многое другое. Пользуясь случаем, хочу еще раз сказать им всем огромное спасибо.
Интервью в микст-зоне
Питание
Голодный журналист – злой журналист. Мне сложно представить людей, которые нуждаются в питании больше, чем журналисты, ведь умственная работа требует больших затрат энергии. Потому при любой возможности мы организовывали не только кофе-брейки, но и полноценные обеды.
Форс-мажоры
Кому, как не нам знать о критических ситуациях! Чего стоит экстренный перенос матча Россия – Швеция: из-за погодных условий «поплыл» лед на открытой арене, и матч прошел в крытом дворце, вмещающем гораздо меньше зрителей. Это потребовало дополнительной работы с прессой: оперативных комментариев организаторов, подключения экранов с трансляцией для тех, кто задерживался в очереди.
Игра сборных России и Швеции
Текст: Дмитрий Зайцев
